Verwendungsnachweis: Was Arbeitgeber nach der Förderung dokumentieren müssen

Verwendungsnachweis: erst Nachweis, dann Auszahlung des Zuschusses

Das Wichtigste in Kürze: Nach Abschluss der Weiterbildung folgt der Verwendungsnachweis: Der Arbeitgeber reicht den Nachweis über Teilnahme und Abschluss ein — erst danach wird der bewilligte Zuschuss ausgezahlt. Bei der AEZ-Förderung gehört dazu die Schlusserklärung, beim Sammelantrag ein Nachweis spätestens drei Monate nach Maßnahmeende. Rechnungen und Belege sollten Sie aufbewahren, sie können nachgefordert werden.

Die Förderung ist bewilligt, der Kurs ist gelaufen — fehlt noch ein Schritt: der Verwendungsnachweis. Er entscheidet darüber, ob das Geld auch fließt. Dieser Beitrag zeigt, was Sie beim Verwendungsnachweis für Weiterbildung dokumentieren müssen.

Erst der Nachweis, dann die Auszahlung

Nach Abschluss der Weiterbildung reicht der Arbeitgeber den Nachweis über Teilnahme bzw. Abschluss ein; erst danach wird der bewilligte Zuschuss ausgezahlt. Die Auszahlung ist also an die nachgewiesene Durchführung gekoppelt — kein Nachweis, kein Geld.

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Was zum Nachweis gehört

Bestandteil des Verfahrens ist bei der AEZ-Förderung die Schlusserklärung (ba042364), die der Arbeitgeber am Ende abgibt. Der Arbeitsentgeltzuschuss wird auf Basis des Abgleichs von vertraglicher Arbeitszeit und tatsächlichen Schulungs-/Ausfallzeiten ermittelt — entsprechend sind diese Zeiten zu dokumentieren. Die Trägerbescheinigung (ba042369) dokumentiert Durchführung und Kosten der Maßnahme seitens des Bildungsträgers.

Beim Sammelantrag ist spätestens drei Monate nach Ende der Weiterbildung nachzuweisen, dass die Lehrgangskosten tatsächlich angefallen und an den Träger gezahlt wurden.

Was Sie aufbewahren sollten

Erforderliche Nachweise (z. B. Teilnahme-/Abschlussbescheinigung) können als PDF, JPG oder PNG hochgeladen werden. Rechnungen und Zahlungsnachweise müssen nicht automatisch beigefügt werden, können aber nachgefordert werden — bewahren Sie sie daher auf. Empfehlenswert ist eine geordnete Belegsammlung: Teilnahmebescheinigung oder Zertifikat, Anwesenheits- und Ausfallzeiten, Maßnahmenummer sowie Rechnungen und Zahlungsbelege. Welche Unterlagen bereits beim Antrag nötig sind, lesen Sie unter QCG-Unterlagen.

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Häufige Fragen (FAQ)

Wann wird der Zuschuss ausgezahlt? Erst nach Einreichung des Verwendungsnachweises über die Teilnahme bzw. den Abschluss.

Was ist die Schlusserklärung? Der Vordruck ba042364, den der Arbeitgeber am Ende der Maßnahme abgibt.

Welche Frist gilt beim Sammelantrag? Der Nachweis ist spätestens drei Monate nach Ende der Weiterbildung einzureichen.

Muss ich Rechnungen mitschicken? Nicht automatisch — sie können aber nachgefordert werden. Aufbewahren ist daher Pflicht.

Was sollte ich dokumentieren? Teilnahme/Abschluss, Anwesenheits- und Ausfallzeiten, Maßnahmenummer sowie Rechnungen und Zahlungsbelege.

Fazit

Der Verwendungsnachweis ist der letzte, entscheidende Schritt: Erst mit ihm fließt der Zuschuss. Wer Teilnahme, Zeiten und Kosten sauber dokumentiert und Belege aufbewahrt, kommt zügig zur Auszahlung — und ist bei Nachfragen vorbereitet.

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