QCG-Antrag stellen: In 6 Schritten von der Beratung bis zur Auszahlung

QCG-Antrag in 6 Schritten: Erstkontakt, Beratung, AZAV-Maßnahme, Online-Antrag, Bewilligung abwarten, Nachweis und Auszahlung

Das Wichtigste in Kürze: Den QCG-Antrag stellt der Arbeitgeber — über den Arbeitgeber-Service der Agentur für Arbeit und das Online-Portal AEZO. Die wichtigste Regel: Der Antrag muss vor Beginn der Weiterbildung gestellt und schriftlich bewilligt sein. Wer vorher startet, verliert die Förderung. Planen Sie einen Vorlauf von rund sechs Wochen ein.

Die Förderung über das Qualifizierungschancengesetz (§ 82 SGB III) ist großzügig — aber der Weg dorthin folgt festen Regeln. Wer den Ablauf kennt, vermeidet Verzögerungen und sichert sich die Bewilligung rechtzeitig vor Kursstart. Dieser Beitrag führt Sie Schritt für Schritt durch den QCG-Antrag — von der ersten Anfrage bis zur Auszahlung.

Hinweis: „QCG” ist die umgangssprachliche Bezeichnung für die Weiterbildungsförderung Beschäftigter nach § 82 SGB III. Im Antragsportal der Bundesagentur heißt das Verfahren AEZO (Arbeitsentgeltzuschuss Online).

Schritt 1 — Erstkontakt zum Arbeitgeber-Service

Der Einstieg führt immer über den Arbeitgeber-Service (AG-S) der Agentur für Arbeit — nicht über die allgemeine Bürgerberatung und nicht über die Beschäftigten selbst. Erreichbar ist der AG-S über Ihre persönliche Ansprechperson, das Kontaktformular der Bundesagentur oder die kostenlose Servicerufnummer 0800 4 5555 20. Ziel des Erstkontakts ist, die Qualifizierungsberatung anzustoßen.

Schritt 2 — Beratung und Vollmacht

Im Beratungsgespräch klärt der Arbeitgeber-Service die individuellen Fördervoraussetzungen. Sobald es um personenbezogene Daten der zu qualifizierenden Person geht — etwa für die Berechnung des Arbeitsentgeltzuschusses —, ist eine Vollmacht der beschäftigten Person erforderlich (Vordruck ba051211). Alternativ kann die Beratung anhand einer Checkliste (ba051216) ohne Speicherung der Personendaten erfolgen; die Daten werden dann bei der Antragstellung nachgereicht.

Schritt 3 — AZAV-Maßnahme auswählen

Gefördert werden nur Weiterbildungen, die für die Förderung zugelassen sind und von einem zugelassenen Bildungsträger durchgeführt werden — beide Zulassungen nach AZAV. Zwei zentrale Voraussetzungen: Die Maßnahme umfasst mehr als 120 Stunden (nicht zwingend am Stück), und die Inhalte gehen über eine kurzfristige, rein arbeitsplatzbezogene Anpassungsfortbildung hinaus. Lassen Sie sich vom Anbieter die Maßnahmenummer als Nachweis der Zulassung geben.

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Schritt 4 — Online-Antrag im AEZO-Portal stellen

Den Antrag stellt der Arbeitgeber über das eService-Portal der Bundesagentur. Für die individuelle Förderung eines Beschäftigten sind folgende Vordrucke auszufüllen und hochzuladen:

AEZ-Antrag (ba042359) — gleicht die Arbeitszeit aus dem Arbeitsvertrag mit den Schulungszeiten ab
AEZ-Arbeitnehmererklärung (ba042354)
AEZ-Trägerbescheinigung (ba042369) — vom Bildungsträger auszufüllen
AEZ-Schlusserklärung (ba042364)
Fragebogen für Beschäftigte (ba046157)

Wollen Sie mehrere vergleichbare Mitarbeiter für dieselbe Weiterbildung anmelden, nutzen Sie den Sammelantrag nach § 82 Abs. 5 — mit der Teilnehmerliste (ba036265) und dem Erhebungsbogen (ba035330). Vorteil: ein Antrag, eine Bewilligung.

Die Verantwortlichkeiten verteilen sich klar: Der Arbeitgeber stellt den Antrag und lädt hoch, der Bildungsträger liefert die Trägerbescheinigung, die Beschäftigten unterschreiben Erklärung und Fragebogen.

Schritt 5 — Bewilligung abwarten, dann starten

Nach Einreichung prüft die Agentur und erteilt einen schriftlichen Bewilligungsbescheid. Die Weiterbildung darf erst nach Vorliegen dieser Bewilligung beginnen.

⚠️ Die wichtigste Regel: Erst Bewilligung, dann Start

Stellen Sie den Antrag vor Beginn der Weiterbildung — und starten Sie die Maßnahme erst, wenn die schriftliche Bewilligung vorliegt. Wer vorher beginnt, riskiert den vollständigen Förderverlust. Die Förderung ist eine Ermessensentscheidung; einen Rechtsanspruch gibt es nicht.

Wie viel Zeit Sie einplanen sollten: Eine gesetzliche Bearbeitungsfrist gibt es nicht. In der Praxis empfiehlt sich ein Vorlauf von rund sechs Wochen vom Erstkontakt bis zum Bescheid; die reine Bearbeitung dauert erfahrungsgemäß zwei bis sechs Wochen, je nach Auslastung und Vollständigkeit der Unterlagen. Vollständige Anträge liegen am unteren Ende der Spanne.

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Schritt 6 — Verwendungsnachweis und Auszahlung

Nach Abschluss der Weiterbildung weisen Sie die Durchführung nach — beim Sammelantrag spätestens drei Monate nach Ende der Maßnahme, einschließlich der tatsächlichen Lehrgangskosten und deren Zahlung an den Träger. Erst auf Basis dieses Nachweises erfolgt die Schlussabrechnung und Auszahlung des bewilligten Zuschusses. Bewahren Sie Zertifikate, Anwesenheits- und Ausfallzeiten sowie Rechnungen geordnet auf.

Checkliste: Diese Unterlagen brauchen Sie

Individuelle Förderung: Vollmacht (ba051211) oder Checkliste (ba051216), AEZ-Antrag (ba042359), Arbeitnehmererklärung (ba042354), Trägerbescheinigung (ba042369), Schlusserklärung (ba042364), Fragebogen für Beschäftigte (ba046157).

Sammelantrag: Teilnehmerliste (ba036265) oder Online-Erfassung, Erhebungsbogen (ba035330), Nachweis der Lehrgangskosten, Träger-Zertifikate, Nachweis der AZAV-Zulassung, ggf. Einverständnis der Betriebsvertretung sowie Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag (relevant für den 5-Prozentpunkte-Zuschlag).

Häufige Fragen (FAQ)

Wer stellt den QCG-Antrag? In der Regel der Arbeitgeber. Bei mehreren vergleichbaren Beschäftigten kann er einen Sammelantrag stellen; die Leistungen werden an ihn erbracht. Voraussetzung ist das Einverständnis der Beschäftigten oder der Betriebsvertretung (§ 82 Abs. 5).

Was passiert, wenn ich die Weiterbildung vorher starte? Dann droht der vollständige Verlust der Förderung. Antrag und Bewilligung müssen vor Maßnahmebeginn vorliegen.

Wie lange dauert die Bearbeitung? Es gibt keine gesetzliche Frist. Planen Sie erfahrungsgemäß rund sechs Wochen Vorlauf ein; die Bearbeitung dauert in der Praxis oft zwei bis sechs Wochen.

Brauche ich eine Vollmacht der Mitarbeiter? Für die individuelle Beratung mit Personendaten ja (Vordruck ba051211). Alternativ kann der AG-S anhand der Checkliste (ba051216) ohne Speicherung der Daten beraten.

Kann ich für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig beantragen? Ja, über den Sammelantrag nach § 82 Abs. 5 — wenn die Beschäftigten vergleichbar sind, an derselben Weiterbildung teilnehmen und zustimmen.

Fazit: Mit Vorlauf zur sicheren Bewilligung

Der QCG-Antrag ist gut machbar — wenn Sie die Reihenfolge einhalten: erst Beratung, dann Antrag, dann Bewilligung, dann Start. Der häufigste und teuerste Fehler ist der vorzeitige Maßnahmebeginn. Wer rechtzeitig den Arbeitgeber-Service kontaktiert und vollständige Unterlagen einreicht, hat den Bescheid pünktlich vor Kursstart in der Hand.

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